【MBA取得前の準備】Excelの使い方 これが出来ないと留年レベル

マイクロソフトオフィス

【MBA取得前の準備】なぜこのブログにこの内容が必要なのか

普段、財務分析をしているブログなのですが、MBAを取得する際に、何とか解決できないかなと思ったことがあります。それは、Microsoft Office(ワード、エクセル、パワーポイント)や学習効率化の知識を身に着けずに、MBAを取りに来る方がいかに多い方という事です。これは、経営系、商学系の学生にも同じことが言えます。

私は情報系の大学を出ているので、当たり前と思っていた事で苦戦している学生を見ていて、非常に効率が悪く、そんなことで苦戦する時間があったら、何十時間も本を読む時間を捻出できるのに、もっと分析の時間を取れるのに、もったいないと思いました。

MBA取る際は、学ぶことが多いので、Officeの使い方で止まってしまうと、そこでレポートの提出もできずに終わってしまいます。私は、そんなことでMBA取得をあきらめてほしくないので、今から準備できることはしてほしいと思い、このブログに残すことにしました。

色々教えているうちに、これは、情報として発信したほうが良いのではないかと思い、今までMBA取るために、周りに教えてきた内容をまとめたいと思います。そのため、多くの方たちにとっては当たり前の情報になりますので、知っている内容は読み飛ばしていただければと存じます。

【MBA取得前の準備】保存方法

いきなりですが、安心してください。Excelの保存方法から入ります。エクセルをインストールしたら、ソフトの立ち上げはできると思いますので、その後、入力データをデフォルトのセーブではなく、正しくセーブするところから入りたいと思います。

今回は、オフィス2016を利用していますので、他のバージョンでは少し異なる可能性がありますが、ご了承下さい。

以下の画像の通り、「ファイル」というボタンがあるはずなので、クリックしてください。

すると、以下のように、表示が変わりますので、「名前を付けて保存」を選択します。

そうすると、下のように、「このPC」というのが出てきますので、ダブルクリックしてください。

あとは、ファイル名を書いて、保存するだけです。分からないうちは、保存場所を「デスクトップ」にして、保存することをお勧めします。どこにファイルを置くかとかは使いながら学ぶと良いです。

2回目以降に空けたファイルは、「上書き保存」を押していただければ大丈夫です。

【MBA取得前の準備】実はファイル名は重要

エクセルの保存ができるようになったら、効率化として、何のファイル化を分かりやすくするというのが重要です。そのため、保存名にルールを決めるのが良いでしょう。

例えば、財務分析データであれば、「財務分析」と頭に入れます。

企業が1社であれば、「ヤマトホールディングス」と入れたり、業界分析であれば、「物流業界」と入れましょう。

また、講義名も入れておくと、分かりやすいです。

そのため、私は、いつも以下のフォーマットで保存していました。

<講義名>_<講義回数>_<内容>_<企業名>.xlsx

例)

財務分析Ⅰ_3_財務分析_ニトリ.xlsx

マーケティングⅠ_4_アンケート結果.xlsx

経営戦略Ⅱ_2_財務比較_カメラメーカー.xlsx

上記のように例として、いくつかあげましたが、このようにまとめておくと科目ごとの保存ができるので、データを見つけやすくなります。

この小さなこだわりが重要なので、是非、最初は手間でも後の事を考えて保存しましょう。

【MBA取得前の準備】保存場所も考えよう

よくあるのが、デスクトップに全部保存したり、1つのフォルダにひたすらすべてのファイルを置く方法です。これも一つの管理ですが、私がお勧めするのは、MBAというフォルダを作って、MBAフォルダの中に、複数のフォルダを作る方法です。

こうすると、汚いデスクトップになったり、ファイルがどこに行ったのか見つからないという状況を防ぐことができます。フォルダを作りたい場所で、右クリックしましょう。次のような画面が出てきます。「新規作成」にマウスのポインタを置くと、「フォルダー」が出てきますので、クリックしましょう。

そのままフォルダ名を編集できるので、「MBA」としておくと良いかもしれません。

そのままついでに、フォルダ構成も決めちゃいましょう。例えば、私は下のようにして入学しました。

簡単に説明していくと、最初の数字は、それぞれのフォルダの表示の順番を固定したいからです。2桁あるのは、好みです。私はエンジニアをしている関係で、少し大きめの桁数で保存する癖があり、このような方法になっています。

次に、内容です。MBAですと、2年が基本なので、フォルダも、1年前期から、2年後期にかけて4つに分けるのが一般的でしょう。そして、そのフォルダの下に、さらにその時の科目を入れていけばよいのです。

学校の説明会資料など、データでもらったものがあれば、「学校関係」フォルダに入れます。その中でどう細分化するかは自由なのですが、効率的な方法として、フォルダを上手く分けるのはお勧めです。

フォーマット)<表示させたい順の番号>_内容

例)00.学校関係

  10.1年前期

  50.学校行事関係

  90.まとめ資料

【MBA取得前の準備】まとめ

今回は、エクセルファイルの保存にいて、及び、フォルダ構成について解説しました。MBAを取る前にこういったことが簡単にできるようになっていると、塵も積もれば山となるで、ジワジワと楽になりますので、どんどん活用してください。

皆さんに役立つ学習、投資やビジネスに関する情報を発信できれば思いますので、以下のリンクもチェック、チャンネル登録、フォローしていただけると嬉しいです。
YouTube:動画で学べるビジネス商学チャンネル
Twitter:https://twitter.com/WXbrl

タイトルとURLをコピーしました